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Es ist der letzte Arbeitstag vor dem Urlaub.
14:47 Uhr. Der Koffer ist halb gepackt. Der Flug geht morgen früh um 6:35 Uhr. Und die Kollegin, die die Vertretung übernimmt, sitzt seit zehn Minuten neben dem Schreibtisch und nickt.
„Also, der Kunde Berger ruft manchmal an, der mag keine E-Mails, ruf ihn einfach zurück. Die Datei mit den Angeboten liegt irgendwo auf dem Server, ich glaube im Ordner 2024, oder war’s 2023? Ach, und das Passwort für das Tool – das schick ich dir noch schnell, warte mal.“
15:03 Uhr. Die Übergabe ist offiziell beendet.
Drei Wochen später hat die Vertretung siebenmal angerufen. Zweimal wurde der falsche Kunde angerufen. Und die Datei mit den Angeboten wurde nie gefunden.
Warum das kein Einzelfall ist
Die meisten von uns kennen diese Szene. Entweder als die Person, die in den Urlaub geht – oder als die, die zurückbleibt und plötzlich Dinge wissen soll, die nie aufgeschrieben wurden.
Unternehmenswissen ist zu einem erschreckend großen Teil implizit. Es lebt in den Köpfen einzelner Menschen, in mündlichen Absprachen, in E-Mail-Threads, auf die niemand sonst Zugriff hat. Solange dieselben Menschen immer da sind, fällt das nicht auf. In der Urlaubszeit brennt es plötzlich überall. Und das kostet Zeit, Nerven, und manchmal sogar Kundenbeziehungen.
Das eigentliche Problem ist nicht der Urlaub
Es wäre allerdings zu einfach, das als Sommerproblem abzutun. Die Wahrheit ist: Wer keine funktionierende Übergabe hinbekommt, hat ein Wissensproblem, kein Urlaubsproblem.
Wissen, das nur in einem Kopf existiert, ist fragil. Es geht verloren, wenn jemand krank wird, wenn jemand das Unternehmen verlässt oder aus sonstigen Gründen einfach gerade nicht erreichbar ist.
Die Urlaubszeit ist oft nur der Moment im Jahr, in dem das sichtbar wird.
Was eine gute Übergabe braucht
Eine funktionierende Urlaubsübergabe ist keine Frage der Zeit, sondern der Struktur. Wer weiß, wo er Informationen hinterlegen soll, braucht dafür keinen halben Tag. Es reicht, die richtigen drei Fragen zu beantworten:
Wo finde ich was? Welche Dokumente, Dateien und Informationen sind relevant – und wo genau liegen sie?
Wer ist wer? Welche Ansprechpartner gibt es intern und extern – und wie sind sie am besten zu erreichen?
Was läuft gerade? Welche offenen Themen, laufenden Prozesse oder bevorstehenden Deadlines muss die Vertretung kennen?
Wie Staffice dabei hilft
In Staffice lässt sich eine Übergabe-Kategorie im Wiki oder als Board-Bereich anlegen – für die ganze Abteilung oder für bestimmte Personen. Dokumente, Fotos, Kontakte, Hinweise – alles an einem Ort, mobil abrufbar, auch von unterwegs.
Das Schöne daran: Es ist kein Aufwand, den man einmalig vor dem Urlaub betreibt. Wenn es zur Gewohnheit wird, Wissen kontinuierlich einzupflegen, ist die Übergabe irgendwann kein Projekt mehr. Sie passiert einfach.
Und die Kollegin, die die Vertretung übernimmt, muss nicht mehr neben dem Schreibtisch sitzen und nicken.
Fazit
Gute Übergaben sind kein Zeichen von Perfektion. Sie sind ein Zeichen von Respekt – gegenüber der Vertretung, gegenüber den Kunden und gegenüber sich selbst. Wer wirklich Urlaub machen will, muss loslassen können. Und loslassen kann man nur, wenn man weiß, dass alles geregelt ist.
