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Es el último día de trabajo antes de las vacaciones.
Son las 14:47. La maleta está medio hecha. El vuelo sale mañana a las 6:35 de la mañana. Y la compañera que me sustituye lleva diez minutos sentada junto al escritorio, asintiendo con la cabeza.
«Bueno, el cliente Berger llama a veces; no le gustan los correos electrónicos, así que llámale tú. El archivo con las ofertas está en algún sitio del servidor, creo que en la carpeta 2024, ¿o era 2023? Ah, y la contraseña de la herramienta… te la voy a enviar ahora mismo, espera un momento».
15:03 h. El traspaso ha finalizado oficialmente.
Tres semanas después, la agencia ha llamado siete veces. En dos ocasiones se llamó al cliente equivocado. Y nunca se encontró el archivo con las ofertas.
Por qué esto no es un caso aislado es
La mayoría de nosotros conocemos esta situación. Ya sea como la persona que se va de vacaciones, o como la que se queda y, de repente, tiene que saber cosas que nunca se han puesto por escrito.
Una parte alarmantemente grande del conocimiento de la empresa es implícito. Reside en la mente de cada persona, en acuerdos verbales, en hilos de correo electrónico a los que nadie más tiene acceso. Mientras esas mismas personas sigan estando siempre ahí, eso pasa desapercibido. Pero en época de vacaciones, de repente surgen problemas por todas partes. Y eso cuesta tiempo, nervios y, a veces, incluso relaciones con los clientes.
El verdadero problema no es las vacaciones en sí
Sin embargo, sería demasiado fácil descartarlo como un problema propio del verano. La verdad es que quien no consigue llevar a cabo un traspaso de funciones eficaz tiene un problema de conocimientos, no un problema de vacaciones.
Los conocimientos que solo existen en la mente de una persona son frágiles. Se pierde cuando alguien enferma, cuando alguien abandona la empresa o cuando, por cualquier otro motivo, simplemente no está disponible en ese momento.
La época de las vacaciones suele ser solo el momento del año en el que esto se hace evidente.
Lo que se necesita para un buen traspaso
Un traspaso de tareas eficaz durante las vacaciones no es una cuestión de tiempo, sino de organización. Quien sabe dónde debe guardar la información no necesita medio día para hacerlo. Basta con responder a estas tres preguntas clave:
¿Dónde encuentro yo qué? ¿Qué documentos, archivos y información son relevantes – y ¿dónde exactamente se encuentran dichos documentos?
¿Quién es quién? ¿Qué personas de contacto hay internas y externas – y ¿cómo se puede contactar mejor con ellos?
¿Qué está pasando ahora mismo? ¿Qué asuntos pendientes, procesos en curso o plazos inminentes debe conocer la representación?
Cómo Staffice puede ayudar
En Staffice se puede crear una categoría de en la wiki o comosección del foro crear – para todo el departamento o para determinadas personas. Documentos, fotos, contactos, notas – todo en un solo lugar, accesibles desde el móvil, incluso mientras estás fuera de casa.
Lo mejor de todo esto: No supone ningún esfuerzo que haya que realizar una sola vez antes de las vacaciones . Si se convierte en un hábito introducir la información de forma continua, entonces la transmisión en algún momento ya no será un proyecto. Esto ocurre sin más.
Y la compañera, la que se encarga de la sustitución, ya no tiene que estar sentada junto al escritorio y asentir con la cabeza y asentir con la cabeza y asentir con la cabeza y asentir con la cabeza y asentir con la cabeza escritorio sentarse y asentir con la cabeza.
Conclusión
Un buen traspaso de funciones no es señal de perfección. Es una muestra de respeto: hacia el sustituto, hacia los clientes y hacia uno mismo. Quien realmente quiera disfrutar de unas vacaciones, debe ser capaz de desprenderse de las responsabilidades. Y solo se puede hacer eso si se sabe que todo está bajo control.
