Was ist das?
Das Hinweisgeberschutzgesetz, oft auch als Whistleblower-Schutzgesetz bezeichnet, wurde eingeführt, um den Personen, die Fehlverhalten in Unternehmen und Organisationen aufdecken, rechtliche Unterstützung zu bieten. Es ermutigt Mitarbeitende und andere Hinweisgeber, Verstöße gegen Gesetze oder Ethikregeln zu melden, ohne deshalb negative Konsequenzen befürchten zu müssen.
Für wen gilt es?
Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden sind verpflichtet, interne Meldestellen einzurichten.
Ab wann?
Das Hinweisgeberschutzgesetz gilt bereits seit Juli 2023 für Unternehmen ab 250 Mitarbeitenden – diese müssen seitdem eine Meldestelle eingerichtet haben. Eine Übergangsfrist für die Umsetzung gibt es nur für Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitenden – diese haben bis zum 17.12.2023 Zeit, die Anforderungen umzusetzen.
Welche Sanktionen gibt es?
Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden, die bis zum genannten Stichtag keine Meldestelle betreiben, drohen Bußgelder von bis zu 20.000 Euro.
Wer die Abgabe von Hinweisen unterbindet oder eingangene Hinweise nicht den Vorgaben entsprechend bearbeitet, riskiert sogar Geldstrafen von bis zu 50.000 Euro.
Wie setzt man die Anforderungen am besten um?
Es gibt keine gesetzliche Regelung darüber, welcher Art die eingerichteten Meldekanäle sein sollen. Ein Briefkasten ist hier genauso denkbar wie eine Hotline, eine E-Mail-Adresse oder ein spezielles IT-gestütztes Meldesystem eines externen Anbieters.
Diese Vorgaben müssen jedoch erfüllt sein:
- Hinweise müssen von einer unabhängigen und von der Geschäftsführung getrennten Meldestelle bearbeitet werden.
- Die Meldestelle muss über die nötige Fachkunde verfügen. Denkbar sind hier geschulte eigene Mitarbeitende oder externe Dienstleister. (Meldebeauftragte)
- Die Meldestelle muss die Identität der Hinweisgeber schützen und alle Meldungen DSGVO-konform und streng vertraulich bearbeiten.
- Innerhalb von drei Monaten muss die Meldestelle den Hinweisgeber über die ergriffenen Maßnahmen informieren (z. B. die Einleitung einer internen Untersuchung oder eine Weiterleitung des Hinweises an die zuständige Behörde)
- Alle notwendigen Dokumentationspflichten müssen erfüllt werden.
Vorteile eines IT-gestützten Meldesystems – das Staffice Hinweisgeberportal
- Erfüllt alle Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes
- Kann im Gegensatz zu internen Mails, Telefonnummern etc. nicht von der IT eingesehen werden
- Ermöglicht eine Rückmeldung sowie eine Zwei-Wege-Kommunikation auch bei anonym abgegebenen Hinweisen
- Permanent erreichbar
- Niedrigschwellig und leicht zu bedienen
- Einfach zu administrieren
- Intelligentes Fristenmanagement
- Gesonderter Backend-Zugang – auch für externe Meldebeauftragte bestens geeignet
- Zugang für Mitarbeitende direkt über die Mitarbeiter-App – kein zusätzliches System nötig
- Extern eingegangene Fälle können einfach ins System übernommen werden – so sind alle Informationen an einem Ort verfügbar
