La passation de service pendant les vacances. Un grand classique.

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C’est le dernier jour de travail avant les vacances.
14 h 47. La valise est à moitié faite. Le vol part demain matin à 6 h 35. Et la collègue qui prend le relais est assise depuis dix minutes à côté du bureau et hoche la tête.
« Bon, le client Berger appelle parfois, il n’aime pas les e-mails, rappelle-le simplement. Le fichier contenant les devis se trouve quelque part sur le serveur, je crois que c’est dans le dossier 2024, ou était-ce 2023 ? Ah, et le mot de passe pour l’outil… je te l’envoie tout de suite, attends un instant. »
15 h 03. La passation de pouvoir est officiellement terminée.
Trois semaines plus tard, l’agence a appelé sept fois. À deux reprises, ce n’est pas le bon client qui a été contacté. Et le fichier contenant les offres n’a jamais été retrouvé.

Pourquoi ce n’est pas un cas isolé ?

La plupart d’entre nous connaissent cette situation. Soit en tant que personne qui part en vacances, soit en tant que celle qui reste et qui doit soudainement savoir des choses qui n’ont jamais été consignées par écrit.
Une part effrayante du savoir-faire de l’entreprise est implicite. Il réside dans l’esprit de chaque individu, dans des accords verbaux, dans des fils de discussion par e-mail auxquels personne d’autre n’a accès. Tant que ces mêmes personnes sont toujours présentes, cela passe inaperçu. Mais pendant la période des vacances, c’est soudainement la panique partout. Et cela coûte du temps, des nerfs, et parfois même des relations clients.

Le véritable problème n’est pas les vacances

Il serait toutefois trop facile de considérer cela comme un problème estival. La vérité, c’est que celui qui ne parvient pas à assurer une passation de service efficace est confronté à un problème de savoir, et non à un problème de congés.
Le savoir qui n’existe que dans un seul esprit est fragile. Elles se perdent lorsqu’une personne tombe malade, quitte l’entreprise ou n’est tout simplement pas joignable pour d’autres raisons.
La période des vacances n’est souvent que le moment de l’année où cela devient visible.

De quoi une bonne passation de pouvoir a-t-elle besoin

Pour que la passation des tâches avant les congés se déroule sans heurts, ce n’est pas une question de temps, mais de structure. Quand on sait où enregistrer les informations, cela ne prend pas une demi-journée. Il suffit de répondre aux trois bonnes questions :

Où puis-je trouver quoi ? Quels sont les documents, fichiers et informations pertinents – et où se trouvent-ils exactement ?

Qui est qui ? Quels sont les interlocuteurs internes et externes, et quel est le meilleur moyen de les joindre ?

Qu’est-ce qui passe en ce moment ? Quels sont les dossiers en suspens, les procédures en cours ou les échéances à venir dont la représentation doit être informée ?

Comment Staffice peut-il vous aider

Dans Staffice, il est possible de créer une catégorie de passation de service dans le wiki ou sous forme de section de tableau – pour l’ensemble du service ou pour certaines personnes. Documents, photos, contacts, notes : tout est regroupé au même endroit, accessible depuis un appareil mobile, même en déplacement.
L’avantage : ce n’est pas une tâche ponctuelle à effectuer avant les vacances. Lorsque l’on prend l’habitude d’alimenter en continu la base de connaissances, la passation de pouvoir finit par ne plus être un projet. Elle se fait tout simplement.
Et la collègue qui assure l’intérim n’a plus besoin de rester assise à côté du bureau à acquiescer.

Conclusion

Une bonne passation de service n’est pas un signe de perfection. C’est un signe de respect : envers son remplaçant, envers les clients et envers soi-même. Pour partir vraiment en vacances, il faut savoir lâcher prise. Et on ne peut lâcher prise que si l’on sait que tout est réglé.