Los formularios digitales bien diseñados no solo recopilan información, sino que facilitan todo el proceso, desde la introducción de datos hasta su análisis.
Los formularios digitales pueden facilitar mucho el trabajo diario. Recogen la información de forma estructurada, reducen las consultas y garantizan que los datos lleguen directamente al lugar adecuado. Para que esto funcione de verdad, no basta con crear los formularios rápidamente con unos pocos clics.
Quien desee diseñar formularios digitales debería tener en cuenta todo el proceso desde el principio: ¿qué se pretende conseguir? ¿Quién debe ver el formulario? ¿Qué ocurre tras enviarlo? ¿Y cómo se pueden evaluar o procesar posteriormente los resultados?
En el artículo sobre los ámbitos de aplicación de los formularios digitales te mostramos qué procesos son especialmente adecuados.
Por qué es tan importante una buena planificación de los formularios
Un buen formulario no empieza por el primer campo, sino por una comprensión clara del proceso que hay detrás.
Los formularios se crean en un santiamén. Un campo de fecha por aquí, un campo de texto libre por allá, quizá algún menú desplegable y una opción para subir archivos. Desde el punto de vista técnico, esto no supone un gran esfuerzo en las soluciones digitales modernas. Sin embargo, lo decisivo es si el formulario realmente os facilita el trabajo diario.
Y es que el diseño de los formularios determina si la información se transmite de forma completa, si las responsabilidades están claras y si los resultados pueden evaluarse o procesarse posteriormente.
Aclarar el objetivo del formulario
Lo primero es plantearse la pregunta más importante: ¿qué se pretende conseguir con el formulario? ¿Se trata de recopilar datos, iniciar un proceso, recabar opiniones o documentar un trámite?
Un formulario puede, por ejemplo, recopilar datos de incorporación de nuevos empleados, gestionar solicitudes de formación, iniciar un pedido de material o documentar una avería. Este objetivo determinará posteriormente qué campos, indicaciones y opciones de procesamiento posterior son los más adecuados.
Definir el público objetivo y la visibilidad
A continuación, debes aclarar quién debe ver y rellenar el formulario. No todos los formularios son relevantes para todos los empleados. Dependiendo del tema, puede ser conveniente limitar el acceso a determinadas áreas, sedes, departamentos o puestos.
Esto no solo es importante para la navegación del usuario. Una segmentación del público objetivo bien planificada también puede ayudar a clasificar mejor las respuestas más adelante. Por ejemplo, si un formulario solo es visible para una ubicación o un área concretas, no es necesario volver a solicitar esos datos en el formulario.
Utilizar las categorías para organizar y orientarse
Las categorías también desempeñan un papel importante en los formularios digitales. Ayudan a organizar los formularios de forma clara y a clasificarlos por temas específicos.
Al mismo tiempo, las categorías facilitan la orientación. Los empleados encuentran más rápidamente el formulario adecuado cuando está claramente clasificado. Además, para el análisis posterior, la categoría puede ayudar a examinar los formularios y los envíos por áreas temáticas.
¿Qué ocurre después de enviar el formulario?
Un formulario solo resulta realmente útil si se sabe con claridad cómo se van a procesar los resultados. Por eso, debes decidir desde el principio si los datos se van a enviar directamente o si se van a recopilar para exportarlos más adelante.
Dependiendo del caso concreto, los resultados pueden enviarse a las personas responsables, transferirse a otros sistemas o recopilarse en un área centralizada. El formato PDF resulta especialmente adecuado cuando hay personas que deben revisar la transmisión. El formato JSON es especialmente útil cuando otro sistema procesa los datos de forma automática.
Cuando se desea evaluar varias entradas de forma agrupada, la exportación a CSV resulta especialmente útil. Esto resulta adecuado, por ejemplo, para comentarios, inscripciones, registros periódicos o análisis a lo largo de un periodo de tiempo prolongado.
Establecer las responsabilidades desde el principio
Un formulario solo resulta útil si, tras enviarlo, queda claro quién ve los resultados y quién se encarga de tramitarlos.
Por eso, ya en la fase de planificación conviene aclarar: ¿Quién es el responsable? ¿Quién necesita acceso? ¿Y quién decide qué pasos se dan a continuación? En las soluciones de formularios digitales, esto suele poder configurarse adecuadamente mediante roles de usuario, categorías y permisos.
Seleccionar cuidadosamente los campos del formulario
A la hora de diseñar el formulario, hay que tener en cuenta lo siguiente: solicita solo la información que sea realmente necesaria. Un número excesivo de campos hace que el formulario resulte innecesariamente engorroso. Por el contrario, un número insuficiente de campos da lugar a consultas adicionales o a la falta de información.
Los campos de fecha son ideales para fechas y periodos. Las opciones de selección resultan útiles cuando es necesario registrar datos de forma uniforme. Las casillas de verificación son perfectas para listas de verificación y confirmaciones. La subida de imágenes resulta práctica para que los usuarios de la aplicación puedan aportar pruebas directamente. Las firmas son adecuadas para confirmaciones, y los archivos adjuntos pueden complementar un formulario de forma útil.
También conviene ser prudente con los campos obligatorios. Utilízalos solo cuando sea realmente necesario introducir un dato. De este modo, el formulario seguirá siendo claro y será más fácil de rellenar.
Tener en cuenta el análisis desde el principio
Planificar formularios digitales también implica pensar ya en el análisis posterior. La información solo se puede comparar y procesar adecuadamente si se recopila de forma uniforme.
No es necesario solicitar toda la información directamente en el formulario. Por ejemplo, las ubicaciones o los departamentos ya se pueden delimitar en función del grupo destinatario o la visibilidad del formulario. Las áreas temáticas se pueden representar mediante categorías. En el propio formulario, los campos de selección resultan especialmente útiles para los datos que los usuarios deben evaluar de forma activa, como por ejemplo, la prioridad.
En lugar de introducir términos libremente, los usuarios eligen entre opciones fijas como «bajo», «medio», «alto» o «crítico». Esto hace que las respuestas sean más uniformes y facilita posteriormente el filtrado, la clasificación y el análisis.
Probar antes de publicar
Antes de publicar un formulario, conviene revisarlo una vez más. ¿Está bien configurada la visibilidad? ¿Son realmente necesarios los campos obligatorios? ¿Queda claro quién puede ver y rellenar el formulario?
Desde el punto de vista de los usuarios, resulta especialmente útil realizar una prueba breve. De este modo, podrás detectar a tiempo si la estructura, la claridad y la facilidad de análisis posterior se ajustan realmente a lo esperado. Precisamente esta última comprobación evita muchas consultas durante el funcionamiento.
Comprobar y procesar las transmisiones
Una vez enviado, debería poder comprobarse qué transmisiones se han recibido ya y qué datos se han transmitido.
Dependiendo de la configuración, cada envío individual se puede procesar en formato PDF o JSON. Para analizar los envíos recopilados, lo más adecuado es una exportación en formato CSV. De este modo, el formulario no es solo un campo de entrada, sino un componente útil de vuestro proceso.
Completar formularios con información contextual
A menudo, un formulario funciona mejor si no se presenta de forma aislada. Una breve nota informativa, un artículo complementario o una indicación en el canal de comunicación adecuado pueden explicar de qué se trata, cuándo debe utilizarse el formulario y qué datos son importantes.
Allí se puede incluir un enlace directo al formulario y añadir información adicional. Esto facilita a los usuarios comprender el propósito del formulario y rellenarlo correctamente.
Conclusión:
Los buenos formularios empiezan antes del primer campo
Quien desee planificar, crear y evaluar formularios digitales debería concebirlos desde el principio como parte de un proceso. Por lo tanto, el objetivo, el público destinatario, el tratamiento posterior, la estructura y la evaluación deben ir de la mano.
Si tienes en cuenta estos puntos antes de publicarlos, crearás formularios que no solo recopilan información, sino que realmente facilitan los procesos. Si deseas utilizar formularios digitales con Staffice en tu empresa, encontrarás más información en nuestra página de formularios.
Además, hemos preparado una lista de verificación adecuada:
Lista de verificación: cómo planificar los formularios de forma eficaz
Antes de publicar un formulario, nuestra lista de verificación os ayudará a revisar los puntos más importantes: objetivo, público destinatario, tratamiento posterior, estructura y evaluación.
Así os aseguraréis de que vuestro formulario no solo tenga un buen aspecto, sino que también funcione realmente en el día a día.
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