Digitale Lohnabrechnungen sind längst mehr als nur ein Trend, dennoch werden in Deutschland jedes Jahr noch rund 2,8 Milliarden Gehaltsabrechnungen auf Papier verschickt.
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Das kostet Millionen, verursacht unnötige Umweltbelastungen und bindet wertvolle HR-Ressourcen. Es ist Zeit, umzudenken: Die digitale Gehaltsabrechnung ist sicher, effizient und perfekt für die moderne Arbeitswelt geeignet.
1. Digitale Lohnabrechnungen senken Kosten deutlich
Drucken, Kuvertieren, Porto – die klassische Gehaltsabrechnung verursacht hohe Kosten. Unternehmen, die auf eine papierlose Lohnabrechnung setzen, können jedes Jahr Tausende Euro einsparen (Quelle). Zusätzlich gewinnen Personalabteilungen wertvolle Zeit zurück, die sie in Recruiting, Onboarding oder Mitarbeiterentwicklung investieren können.
2. Self-Service & Mobile: Lohnabrechung zum Mitnehmen
Mehr als ein Drittel der europäischen Unternehmen plant den Ausbau von Self-Service-Portalen (Quelle). Mitarbeitende können ihre Abrechnungen jederzeit per App oder im Web abrufen – egal ob sie sich im Büro, in der Produktion oder unterwegs befinden. Das steigert die Transparenz und reduziert Anfragen an die Personalabteilung erheblich. Auf dieser Webseite findest du weitere Informationen, im Bereich Plus-Module: „Der persönliche Ordner in der Mitarbeiter-App“.
3. Green Payroll – Nachhaltigkeit als Vorteil
Die digitale Payroll spart Papier, Druck- und Versandkosten. Rund 38 % der Unternehmen fördern aktiv papierlose Prozesse (Quelle). Für euer Employer Branding ist das ein starkes Signal: Wer Digitalisierung und Nachhaltigkeit vereint, zeigt Verantwortung – genau das erwarten eure Mitarbeiter heute von euch.
4. Rechtlich erlaubt – selbstverständlich barrierefrei
Das Bundesarbeitsgericht hat entschieden: Digitale Lohnabrechnungen sind rechtlich zulässig – solange der Zugang barrierefrei bleibt (Quelle und Bundesarbeitsgericht). Das heißt: Wer privat keine Möglichkeit hat, die Abrechnung digital einzusehen, muss im Betrieb einen Ausdruck erhalten. Digitalisierung ist gewollt – sie muss nur fair gestaltet sein.
5. Sichere Ablage im persönlichen Ordner
Mit Staffice werden digitale Gehaltsabrechnungen im persönlichen Ordner abgelegt – wie in einem verschlüsselten Briefkasten. Mitarbeitende haben jederzeit Zugriff auf ihre Unterlagen, entweder über die App oder über das Web, und können diese direkt einsehen und herunterladen. Das bedeutet für Unternehmen nicht nur spürbare Kosteneinsparungen durch den Wegfall von Druck- und Versandkosten, sondern auch eine enorme Entlastung der HR-Abteilung.
Fazit: Zeit für digitale Lohnabrechnungen
Digitale Lohnabrechnungen sparen Kosten, entlasten die Personalabteilung, fördern Nachhaltigkeit und sind rechtlich abgesichert. Mit Lösungen wie Staffice gelingt die Umstellung sicher, effizient und zukunftsfähig.
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